Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Iomine Oy
Paavonpolku 1
39160 JULKUJÄRVI

Rekisterin yhteystiedot

Asiakaspalvelu
support@iomine.zendesk.com
p. 045 7871 5240

Rekisterin nimi

Iomine Oy:n käyttäjä- ja markkinointirekisteri

Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeusperusteet henkilötietojen käsittelylle ovat
- sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
- henkilön suostumus sähköpostimarkkinointiin
- rekisterinpitäjän oikeutettu etu (B2B-markkinointi ja liikesuhteiden kehittäminen)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on:
- yhteydenpito palvelun käyttäjiin
- asiakassuhteen ylläpito ja hallinta
- markkinointi, mukaan lukien B2B-suoramarkkinointi yritysten yhteyshenkilöille
- uusien asiakassuhteiden hankinta ja liiketoiminnan kehittäminen

Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin voidaan tallennettaa seuraavia tietoja:
- henkilön nimi, asema ja yritys
- yhteystiedot (sähköposti, puhelinnumero, osoite)
- asiakkuuteen liittyvät tiedot (tilaushistoria, laskutustiedot, muut asiakkuuteen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot)
- markkinointirekisterin osalta: yrityksen yhteyshenkilöiden perustiedot, yrityksen nimi, toimiala, asema, ja yhteystiedot, sekä julkisista lähteistä (kuten PRH/YTJ, yritysten verkkosivut ja muut vastaavat julkiset lähteet) kerätyt tiedot.

Verkkosivuston vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen.

Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan:
- asiakkaalta mm. verkkolomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palveluiden kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.
- markkinointirekisterin osalta tiedot voivat olla peräisin julkisista lähteistä kuten: yritysten omat verkkosivut, PRH:n ja YTJ:n rekisterit, hakemistopalvelut ja muut vastaavat julkiset tietolähteet, yhteistyökumppaneilta tai muilta yrityksiltä, joiden kanssa on solmittu asianmukainen tietojenkäsittelysopimus

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Yleensä emme siirrä henkilötietoja EU:n ulkopuolelle. Jos kuitenkin on tarpeen siirtää tietoja alihankkijoille EU:n ulkopuolella, varmistamme tietosuojan asianmukaisuuden. Tämä toteutetaan esimerkiksi varmistamalla, että alihankkijat noudattavat EU:n ja USA:n Privacy Shield -järjestelyn ehtoja tai vastaavia sopimuslausekkeita, jotka ovat EU:n tietosuojalainsäädännön mukaisia.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Henkilötietojen säilytysaika

Keräämiämme henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista kerättyjen tietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta.
- Asiakastietoja säilytetään pääsääntöisesti niin kauan kuin asiakassuhde on voimassa.
- Asiakassuhteen päätyttyä henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan viimeistään kolmen vuoden kuluessa asiakassuhteen päättymisestä, ellei lainsäädäntö tai viranomaismääräykset edellytä pidempää säilytystä.
- Markkinointirekisterin tietoja säilytetään niin kauan kuin ne ovat tarpeellisia ajantasaisen markkinointiviestinnän toteuttamiseksi, tai kunnes rekisteröity ilmoittaa vastustavansa tietojensa käsittelyä markkinointitarkoituksiin. Tämän jälkeen tiedot poistetaan viipymättä.